Polityka prywatności konfiguratora

1. Administrator danych

Administratorem danych jest TaPanda - Kamil Frączkowski, ul. Ogrodowa 15, 09-110 Sochocin, NIP 5671938204, REGON 544390876. Kontakt w sprawach prywatności: kontakt@tapanda.pl.

2. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy

Przetwarzamy numer zamówienia i nazwę marketplace, przesłane zdjęcie, wybrane opcje, wpisane teksty, wynik wygenerowany z użyciem AI oraz techniczne informacje o przebiegu realizacji, błędach i bezpieczeństwie. Numer zamówienia otrzymujemy z obsługi sprzedaży na Empik lub Allegro; zdjęcie i treści przekazuje osoba korzystająca z linku.

W kopii zakupów otrzymanej z marketplace zapisujemy także nazwy i SKU produktów, ilości, ceny oraz powiązania pozycji z konfiguracjami. Kopia służy obsłudze produkcji, historii zakupów i analizie przychodów; nie zastępuje dokumentacji sprzedaży i reklamacji prowadzonej poza konfiguratorem.

Jeżeli korzystasz z formularza kontaktowego, przetwarzamy treść wiadomości, podany opcjonalnie adres e-mail do odpowiedzi, numer zamówienia, wewnętrzny identyfikator konfiguracji oraz techniczne informacje o próbie wysyłki. Wiadomość i adres podajesz w formularzu; powiązanie z zamówieniem ustala aplikacja.

Zdjęcie może przedstawiać inne osoby, także dzieci. Osoba przesyłająca powinna mieć prawo do użycia zdjęcia i wizerunku oraz — w przypadku dziecka — działać jako uprawniony opiekun albo mieć wymagane uprawnienie.

Jeżeli zdjęcie przedstawia osobę inną niż nabywca, prosimy — o ile jest to możliwe — udostępnić jej tę politykę przed przesłaniem zdjęcia. W przypadku dziecka informację należy przekazać jego opiekunowi.

3. Cele i podstawy przetwarzania

• w odniesieniu do danych nabywcy: przygotowanie, sprawdzenie, wydruk i dostawa spersonalizowanego obrazu, gdy jest to niezbędne do wykonania umowy lub działań związanych z jej wykonaniem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• w odniesieniu do osób innych niż nabywca przedstawionych na zdjęciu: ograniczone użycie wizerunku wyłącznie do wykonania prywatnego, zamówionego wydruku i jego obsługi — nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• zabezpieczenie usługi, zapobieganie nadużyciom, diagnostyka i obrona roszczeń — nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• obsługa pytań i zgłoszeń: w zakresie danych nabywcy niezbędnych do realizacji jego umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; pozostała korespondencja i ochrona przed nadużyciami formularza — nasz prawnie uzasadniony interes w obsłudze kontaktu i ochronie usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• realizacja obowiązków prawnych, jeżeli mają zastosowanie (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Interes dotyczący osób przedstawionych na zdjęciu oraz wynik testu równowagi muszą być udokumentowane przed rozpoczęciem przetwarzania na tej podstawie. Ocena uwzględnia w szczególności prywatny cel wydruku, minimalny zakres użycia, 30-dniową retencję treści, brak wykorzystania reklamowego, kontrolę człowieka oraz prawa i uzasadnione oczekiwania osoby przedstawionej. Wizerunek dziecka wymaga większej ochrony; możemy odmówić użycia materiału albo poprosić o inne zdjęcie, jeśli jego przetwarzanie mogłoby naruszać interes dziecka. Oświadczenie osoby przesyłającej nie jest zgodą osoby przedstawionej na przetwarzanie danych i nie zastępuje tej oceny.

Nie wykorzystujemy zdjęć z konfiguratora do reklam ani do podejmowania wobec klienta decyzji wywołujących skutki prawne w sposób wyłącznie automatyczny.

4. Sztuczna inteligencja

Zdjęcie i instrukcja personalizacji są przekazywane do ImagenHub w celu wygenerowania lub przekształcenia obrazu. OpenAI służy do moderacji wpisanej treści oraz do analizy obrazów w odrębnych procedurach kontroli jakości produktów. Formularz kontaktowy nie wysyła swojej wiadomości do tych usług AI. Wynik AI może zawierać niedokładności i jest sprawdzany przez człowieka przed drukiem.

5. Odbiorcy i przekazywanie poza EOG

Korzystamy z Google/Firebase do hostingu, bazy, plików i uwierzytelniania, z ImagenHub do generowania obrazów oraz z OpenAI do moderacji i kontroli jakości. Do wysyłania i obsługi korespondencji e-mail korzystamy z SEOHOST (SEOHOST Sp. z o.o.); powierzenie obejmuje firmową pocztę, jej przechowywanie, kopie, odtwarzanie i logi bezpieczeństwa. Dane mogą być dostępne podmiotom zapewniającym utrzymanie techniczne w niezbędnym zakresie. Dostawcy i ich podwykonawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Właściwe warunki powierzenia pozostałych dostawców, lokalizacje przetwarzania i mechanizmy transferu pozostają do potwierdzenia; nie deklarujemy przetwarzania wyłącznie w Polsce ani w EOG.

6. Jak długo przechowujemy dane

Zdjęcie źródłowe, wygenerowany obraz, plik produkcyjny i wpisane treści przechowujemy przez 30 dni od oznaczenia zamówienia jako wysłane. Jeżeli realizacja nie dojdzie do wysyłki, okres 30 dni liczymy od ostatniego poprawnego przesłania zdjęcia. Każdy kolejny poprawny upload rozpoczyna ten okres od nowa, a oznaczenie wysyłki zastępuje wcześniejszy termin.

Treści usuwa automatyczne zadanie uruchamiane co godzinę. Usuwanie odbywa się partiami i może zakończyć się później w razie opóźnienia lub błędu zadania. Przy aktywnej, niewysłanej realizacji działa dodatkowa ochrona obejmująca cztery doby od ostatniej aktywności oraz właściwy termin realizacji. Samo wyświetlanie strony lub automatyczne odświeżanie podglądu nie przedłuża tych terminów. Link do konfiguratora wygasa najpóźniej po 30 dniach od wystawienia, a po zatwierdzeniu nie pozwala już zmieniać konfiguracji.

Treść wiadomości z formularza i opcjonalny adres do odpowiedzi zapisane w aplikacji mają osobny termin: najwcześniejszy z 30 dni od zapisania wiadomości, wygaśnięcia użytego linku i obowiązującego przy zapisie terminu treści zamówienia. Późniejsze odnowienie linku lub terminu zamówienia nie wydłuża terminu tej wiadomości. Automatyczne zadanie usuwa treść i adres partiami; techniczny stan próby pozostaje do retencji treści zamówienia, aby chronić przed ponowną wysyłką tej samej wiadomości. Nie jest to anonimizacja całego zapisu kontaktu.

Usunięcie danych w aplikacji nie usuwa e-maila ze skrzynki kontakt@tapanda.pl, innych folderów, logów ani kopii operatora poczty. Dla zwykłej korespondencji formularza w skrzynkach, folderach i dostępnych kopiach kontrolowanych przez TaPandę przyjęliśmy maksymalnie 90 dni od zamknięcia sprawy, czyli zakończenia obsługi i przekazania końcowej odpowiedzi. Procedurę wykonuje ręcznie Kamil Frączkowski; aplikacja jej nie automatyzuje. Miesięczny przegląd terminów nie wydłuża terminu usunięcia o kolejny miesiąc. W konkretnym sporze lub nierozstrzygniętym żądaniu pozostają wyłącznie niezbędne wiadomości z zapisaną przyczyną, zakresem i terminem następnego przeglądu nie później niż za 90 dni; po ustaniu przyczyny zbędne dane podlegają usunięciu.

Bieżące okresy przechowywania kopii i logów SEOHOST oraz termin wygaśnięcia pojedynczej usuniętej wiadomości lub załącznika w kopiach nie zostały potwierdzone. Umowny termin usunięcia ostatniej kopii do sześciu miesięcy po zakończeniu umowy z SEOHOST nie jest terminem liczonym od usunięcia pojedynczego e-maila. Nie zapewniamy fizycznego usunięcia wszystkich kopii dokładnie po 30 lub 90 dniach.

Zapisana przy konfiguracji wersja szablonu oraz wybrane i ustalone opcje produktu są usuwane po upływie 90 pełnych dni od oznaczenia konfiguracji jako wysłanej, po wcześniejszym skutecznym usunięciu zdjęć i pozostałych treści. Techniczne powiązania podglądu i składu druku z usuniętymi plikami są minimalizowane dopiero po skutecznym usunięciu plików i zapisów treści; błąd usuwania plików odracza ten etap.

Dla zapisu zakończonej produkcji obowiązuje odrębne czyszczenie po 90 pełnych dniach od wysyłki. Obejmuje numer zakupu zapisany przy konfiguracji, status i operacyjne daty realizacji, liczniki generowań, podglądów i kontaktu, identyfikator ostatniej próby oraz zapis zużycia i kosztów AI. Wymaga udanego wcześniejszego usunięcia treści, wersji szablonu i opcji oraz zgodnego zabezpieczenia zakupu przed ponownym importem. Nie usuwa całego dokumentu konfiguracji ani wszystkich powiązań zakupu.

Dobowe zapisy wykorzystania budżetu AI mają retencję niezależną od wysyłki. Szczegółowe powiązania z zamówieniem lub technicznym podglądem i zapisy prób są usuwane po 90 pełnych dobach od zakończenia danej doby UTC, jeżeli wszystkie próby są rozliczone albo zwrócone, a liczniki i koszty są kompletne oraz zgodne. Dzienne liczby generowań i suma kosztów pozostają do upływu 12 miesięcy kalendarzowych od zakończenia tej samej doby UTC. Także starszy pełny zapis musi najpierw przejść sprawdzenie i minimalizację. Nierozliczone próby, niekompletne lub nietypowe zapisy historyczne oraz równoczesna zmiana odraczają czyszczenie; sam wiek nie oznacza ich usunięcia.

Kopia szczegółów pozycji zakupów, w tym nazw, SKU, ilości, cen i rozplanowania konfiguracji, służy historii i analizie przez 12 miesięcy kalendarzowych od ostatniej rzeczywistej wysyłki wszystkich konfiguracji kompletnego zakupu. Po tym terminie automatyczne zadanie usuwa wskazane szczegóły po wcześniejszym zakończeniu retencji zapisu produkcji i sprawdzeniu zgodności zabezpieczeń zakupu. Minimalne identyfikatory i powiązania potrzebne do ochrony przed ponownym importem lub wysyłką oraz odrębne dowody pozostają; nie jest to usunięcie całego zakupu ani pełna anonimizacja.

Reguły 90 dni dla szablonu, opcji i zapisu produkcji oraz 12 miesięcy dla szczegółów zakupów obejmują wyłącznie nowe oznaczenia wysyłki z jawnym planem retencji, wprowadzone od 17 października 2026 r. Nie dopisujemy terminów wstecz do starych wysyłek; data importu nie zastępuje wysyłki. Brak wymaganej daty, niekompletny zakup, niezgodne zabezpieczenia lub równoczesna zmiana odraczają czyszczenie. Zadanie działa co godzinę, partiami i w ograniczonym czasie, dlatego zaległości lub błędy mogą opóźnić wykonanie. Import dowolnie starych zakupów pozostaje dostępny; minimalne rejestry chronią przed ich ponowną realizacją i podwójnymi wiadomościami.

Odrębne powiązania zakupu, zabezpieczenia importu i wiadomości, dowody przedstawienia dokumentów i potwierdzeń, rejestry wykonania usunięć oraz dane nieobjęte wymienionymi regułami nie są automatycznie usuwane przez te etapy. Dla tych zachowanych kategorii pozostają do ustalenia szczegółowe okresy lub kryteria zakończenia przechowywania; nie przyjmujemy, że samo usunięcie zdjęcia anonimuje pozostałe dane. Dane niezbędne w konkretnej sprawie dotyczącej roszczeń podlegają odrębnej ocenie celu i właściwych terminów przedawnienia. Obecny formularz uploadu nie zbiera obowiązkowych potwierdzeń dokumentów; wcześniej zapisane dowody pozostają odrębne.

W projekcie konfiguratora standardowe logi techniczne mają 30 dni retencji, wymagane logi audytowe 400 dni, historia odtwarzania bazy siedem dni, a codzienne kopie bazy siedem dni. Usunięte pliki mogą pozostawać odzyskiwalne przez siedem dni. To ustawienia tych konkretnych zasobów, a nie gwarancja fizycznego wymazania wszystkich danych we wszystkich usługach Google w tych samych terminach; nie określają retencji poczty SEOHOST.

7. Twoje prawa

W zależności od podstawy i sytuacji możesz żądać dostępu do danych, ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub przeniesienia oraz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Napisz na kontakt@tapanda.pl i podaj numer zamówienia, abyśmy mogli bezpiecznie odnaleźć sprawę i zweryfikować osobę składającą żądanie.

Masz również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jeżeli sprzeciw dotyczy wizerunku przetwarzanego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, zaprzestaniemy dalszego przetwarzania w tym celu, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności albo podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

8. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Przesłanie zdjęcia i danych wymaganych przez wybrany produkt jest dobrowolne, ale bez nich nie możemy wykonać personalizacji. Nie przesyłaj dokumentów tożsamości, danych medycznych, intymnych zdjęć ani innych informacji, które nie są potrzebne do wykonania obrazu.

9. Pamięć przeglądarki i kontakt

Nie używamy reklamowych trackerów. Dla kontroli szybkości działania możemy prowadzić czasowy pomiar techniczny LCP, INP i CLS na próbie wizyt w konfiguratorze i panelu. Raport obejmuje wartości tych wskaźników, kategorię strony, kategorię urządzenia mobilnego lub komputera, oznaczenie wydania oraz techniczny rodzaj nawigacji i zakończenia pomiaru. Nie dołączamy do jego treści zdjęć, wpisanych tekstów, pełnych adresów stron, tokenów linku ani numerów zamówień. Pomiar nie zapisuje identyfikatora użytkownika w cookies ani pamięci przeglądarki; raport wysyłany jest bez cookies i adresu strony odsyłającej. Zwykłe logi i metadane infrastruktury są odrębne — nie oznacza to anonimizacji całej komunikacji z serwerem.

Panel administratora korzysta z mechanizmów koniecznych do utrzymania bezpiecznej sesji. W sprawach tej polityki skontaktuj się z nami przez kontakt@tapanda.pl.

10. Formularz kontaktowy

Formularz umożliwia wysłanie pytania lub zgłoszenia dotyczącego zamówienia. Treść, podany opcjonalnie adres do odpowiedzi, numer zamówienia i identyfikator konfiguracji trafiają e-mailem na kontakt@tapanda.pl przez pocztę SEOHOST. Formularz nie dołącza zdjęcia, pliku do druku ani prywatnego linku konfiguratora.

Podanie adresu e-mail jest dobrowolne. Jeżeli go podasz, użyjemy go do odpowiedzi. Wpisz wyłącznie informacje potrzebne do obsługi sprawy; nie podawaj haseł, danych płatniczych, dokumentów tożsamości ani zbędnych informacji o innych osobach. Wiadomość nie służy do zapisania się na marketing.